Pensando em reduzir os custos!

Programa para redução de custos Action


Pensamos em reduzir significativamente os custos de nossos clientes, porém, não apenas isso, pensamos também em aumentar a eficiência e a qualidade dos produtos e serviços fornecidos, em incrementar as parcerias estratégicas para melhores resultados e em valorizar o ambiente de trabalho com soluções mais eficientes e de melhor qualidade. Pensando desta forma elaboramos o Programa de Redução de Custos Action.

Este programa foi desenvolvido com o objetivo de reduzir significativamente os custos através de sua estratégia única de negociação e de sua abrangência, com atuação em múltiplas áreas, serviços e produtos dentro de nossos clientes. Também tem por objetivo agregar valor ao negócio do cliente que passa a receber serviços e produtos melhores e mais eficientes.


Abrangência do Programa
1.   Locação de imóveis
2.   Layout e ocupação
3.   Fornecedores de serviços
4.   Fornecedores de produtos
5.   Processo de Compras
6.   Telecomunicações
7.   Contas de consumo
8.   Tecnologia da Informação
Nossos diferenciais
>  Resultados significativos sobre a redução dos custos;
>  Abrangência do programa com foco também na qualidade;
>  Avaliação estatística e análise financeira para embasar as negociações;
>  Estudo de layout e ocupação para avaliar possíveis reduções de custos  e melhorias no ambiente de trabalho;
>  Avaliação de performance e Identificação de falhas ou inconsistências nos processos de compras e contratações ;
>  Resultados que alcançam 25% de redução sobre os valores aplicados antes do programa

 Abrangência do Programa

1. Locação de imóveis

A Atuação para redução de custos com locação de imóveis não passa apenas pela simples negociação, antes produzimos o relatório imobiliário que visa avaliar a necessidade de ocupação, estudar o mercado imobiliário para o padrão de imóvel desejado, analisar estatisticamente os valores de locação praticados e demonstrar financeiramente as vantagens sobre a manutenção do local ou mudança.

Passo 1 - Relatório Imobiliário

Objetivo:  fornecer informações sobre o mercado imobiliário, sobre as necessidades do cliente, sobre os custos envolvidos, demonstrando a melhor composição financeira entre reduzir o valor de locação ou mudar.

a. Definições das necessidades da empresa: 

O relatório inicia com a definição sobre as necessidades da empresa:

  • Área necessária;
  • Padrão e localização do imóvel
  • Requisitos técnicos e setoriais.

b. Mercado imobiliário: 

Avaliamos o mercado imobiliário, os preços praticados, as oportunidades  e os imóveis disponíveis. Resumimos nossa busca através da amostragem dos edifícios e do quadro resumo das opções encontradas.

c. Definições de valor para locação: 

A partir das amostras da pesquisa imobiliária realizamos estudos estatísticos, como: Análise do desvio padrão, da distribuição normal e do gráfico de dispersão. As amostras resultantes, que se enquadram ao estudo, são classificadas e somadas suas médias ponderadas. O resultado é a média do valor para locação praticado para imóveis do mesmo padrão e região.

d. Viabilidade financeira

O estudo de viabilidade financeira tem por objetivo avaliar todos os custos envolvidos em um processo de mudança e o impacto destes custos em comparação à manutenção da situação atual, fornecendo informações relevantes para avaliar as vantagens entre redução do custo de locação em comparação aos custos para mudar.

Passo 2 - Negociação

Concluídas todas as etapas do relatório imobiliário partimos para negociação junto ao Locador, porém, agora, com informações relevantes para conduzir a negociação com muito mais embasamento, aumentando significativamente as chances de sucesso que, antes de tudo, precisa ser realista e alinhado às praticas de mercado.

A experiência obtida em anos de negociação sobre locação de imóveis demonstra que o sucesso é muito maior quando embasado por um amplo estudo de mercado e demonstrações sobre as vantagens financeiras para o locador ao enfrentar um processo de mudança em comparação ao pagamento de preços de locação  elevados.

2. LAYOUT E OCUPAÇÃO

 A análise de layout e da ocupação estuda a forma e a qualidade da ocupação dos espaços físicos e das estações de trabalho, a distribuição do layout e das equipes, avaliando possíveis melhorias que permitam ganhos de sinergia entre as equipes, uso racional dos espaços e as possíveis alterações que viabilizem a redução dos custos.

Estudos e Análises

Objetivo:  entender o funcionamento da empresa e a interação entre as equipes a fim de buscar soluções compatíveis que permitam maior sinergia entre as equipes e a otimização da ocupação, permitindo a redução da área ocupada e, consequentemente, os custos.

a. Funcionamento da empresa;

Através de entrevistas e estudo documental buscamos entender o funcionamento da empresa, principalmente os aspectos que reflitam sobre a ocupação e a distribuição dos espaços.

Analisamos;

  • Acesso e circulação de funcionários, colaboradores, clientes e fornecedores;
  • Rotina dos funcionários e colaboradores;
  • Interação entre as áreas e suas necessidades;
  • Turnover e headcount.

b. Análise de ocupação das estações de trabalho

Avaliamos a efetiva ocupação das estações de trabalho, os horários de sua ocupação e as estações que ficam ociosas, sem ocupação, mesmo que por algumas horas.

O resultado desta análise, alinhada à política da empresa pode ser conferida na figura abaixo:

Análise de layout e mobiliário

Analisamos o layout e os móveis instalados, levando em consideração as informações sobre o funcionamento da empresa e da análise de ocupação das estações de trabalho, buscamos alterações que melhorem o fluxo das atividades e reduzam o espaço ocupado, seja através da reformulação do layout e/ou da troca de móveis e/ou através da nova dinâmica de ocupação das estações de trabalho. Assim, através da redução do espaço ocupado, obtemos as condições para reduzir os custos.

3 - 4. fornecedores de serviços e produtos

A redução de custos através de fornecedores de serviços e produtos envolve o aprofundamento sobre as necessidades estratégicas da empresa, antes de qualquer negociação conhecemos os fornecedores estratégicos e quais o serviços e produtos são imprescindíveis à empresa. Também analisamos a qualidade dos serviços prestados e dos produtos fornecidos, através do acompanhamento destes e de entrevista ou uma breve pesquisa de satisfação com os clientes diretos destes serviços e produtos.

O resultado é a significativa redução dos custos, melhora na qualidade dos serviços prestados e dos produtos fornecidos e o fortalecimento do relacionamento com fornecedores estratégicos.


5. PROCESSOS DE COMPRAS E CONTRATAÇÕES


O objetivo desta etapa do Programa de Redução de Custos Action é avaliar os processos de compras e contratações,  identificar e eliminar falhas e ineficiências e implementar melhorias que aumentem a eficiência, a segurança e proporcionem atividades que permitam garantir os menores custos ao cliente. Estudamos todos os processos envolvidos, modelamos estes processos e demonstramos os pontos fracos; como: Atividades redundantes; Atividades que não agregam à segurança; Ineficiências; Níveis hierárquicos para aprovações e para definições técnicas. O resultado é a entrega de um relatório demonstrando os pontos falhos, as atividades excessivas ou ineficientes e a indicação de um modelo de processos que aumente a eficiência e a segurança, que simplifique os processos e que permitam ações que efetivamente tragam custos menores.


6 - 7. telecomunicações e contas de consumo

A redução de custos em telecomunicações e contas de consumo abrange a avaliação sobre as necessidades do cliente, análise do consumo, identificação dos fornecedores e os critérios técnicos que devem ser levados em consideração, como:

  • Índice de lumens no ambiente e por posição;
  • Disponibilidade e qualidade dos recursos;
  • Processos de contingência e outros.

Com base nos dados levantados avaliamos o mercado, os fornecedores que atendem às necessidades do cliente e iniciamos o processo de negociação para efetivamente reduzir os custos.

Os processos propostos geralmente passam por realização de leilão reverso e proposto de acordos com fornecedores que se comprometem a substituir equipamentos e produtos, para atingir a meta de redução de custos, em troca de fidelização de fornecimento por prazo determinado.

8. tecnologia da informação

Nosso foco para redução dos custos com tecnologia da informação se concentra nos custos necessários a manutenção do ambiente para o Data Center, como

  • Técnicos necessários para manutenção do ambiente;
  • Sistema de ar condicionado dedicado;
  • Fornecimento de energia elétrica;
  • Sistemas de contingenciamento e monitoramento dos equipamentos;
  • Sistema de combate a incêndio;
  • Área ocupada.

Conhecendo estes valores avaliamos as oportunidades do mercado em duas frentes distintas;

  1.  Avaliação dos custos contratados e as perspectivas de redução;
  2.   Comparação entre os custos envolvidos versus alternativas como Colocation ou Cloud computing.

 Avaliação da performance

relatório de performance

A critério do cliente, além da redução dos custos, o Programa de Redução de Custos Action pode ainda cruzar as informações do histórico de compras e contratações do cliente, as informações de mercado e os resultados obtidos a partir da implantação do Programa de Redução de Custos.

O resultado destas comparações demonstra a performance das equipes do cliente, além de, se houver, identificar distorções nos processos.

A partir de uma matriz com os dados apurados nas compras e contratações realizadas em comparação aos valores alcançados no processo de redução de custos, podemos avaliar a eficiência sobre os processos de compras e contratações e possíveis distorções.

Informações consideradas:

  • Identificação e volume dos produtos e serviços adquiridos;
  • Valores pagos;
  • Processos utilizados para as compras e contratações;
  • Condições e preços de mercado.

Demonstramos o modelo da matriz – Resultado e performance:

Remuneração

resultado para o cliente em primeiro lugar

A remuneração da Action é feita em grande parte através do sucesso alcançado, apenas de houver efetivamente redução dos custos para o cliente a Action será remunerada. Neste modelo a remuneração é feita através de uma porcentagem sobre o valor que foi reduzido, desta forma, logo nos primeiros meses de aplicação do Programa de Redução de Custos Action, o cliente já é favorecido pela redução em seus custos.

Demonstramos no gráfico a seguir o comportamento dos custos e do efeito de sua redução após a aplicação do Programa de Redução de Custos, já contemplando a remuneração da Action.

Consideramos este comportamento para a contratação integral do Plano de Redução de Custos Action, todavia, também é possível a contratação de apenas determinadas atividades, nestas condições a remuneração será discutida caso a caso, pois no programa completo as atividades se complementam e trazem o resultado esperado, em contratações pontuais, o objetivo do cliente pode ser apenas um trabalho de consultoria, não resultando necessariamente em redução de custos.

 

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